மைக்ரோசாஃப்ட் ஆபிஸில் “பொருந்தக்கூடிய பயன்முறை” என்றால் என்ன?
மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்ட், எக்செல் அல்லது பவர்பாயிண்ட் ஆகியவற்றின் பழைய பதிப்பில் உருவாக்கப்பட்ட ஒரு ஆவணத்தை நீங்கள் அலுவலகத்தின் நவீன பதிப்பில் திறக்கும்போது, தலைப்புப் பட்டியில் ஆவணத்தின் பெயருக்குப் பிறகு “பொருந்தக்கூடிய பயன்முறை” தோன்றுவதைக் காணலாம். இது ஆவணம் தோன்றும் விதத்தை மாற்றுகிறது மற்றும் சில நவீன அம்சங்களைப் பயன்படுத்துவதைத் தடுக்கிறது.
இது பொதுவாக நீங்கள் கவலைப்பட வேண்டிய ஒன்றல்ல - பழைய ஆவணங்கள் சரியாக இயங்குவதை உறுதி செய்வதற்கு அலுவலகம் சரியானதைச் செய்கிறது, மேலும் அலுவலகத்தின் பழைய பதிப்புகளைப் பயன்படுத்தும் நபர்களுடன் தொடர்ந்து ஒத்துழைக்கலாம். ஆனால் நீங்கள் விரும்பினால், பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையை விட்டுவிடலாம்.
பொருந்தக்கூடிய பயன்முறை என்றால் என்ன?
மைக்ரோசாஃப்ட் ஆபிஸின் நவீன பதிப்புகள் மைக்ரோசாஃப்ட் ஆபிஸின் பழைய பதிப்புகளுடன் பொருந்தாத புதிய அம்சங்களை அறிமுகப்படுத்தியுள்ளன. வேர்ட், எக்செல் மற்றும் பவர்பாயிண்ட் ஆகியவற்றின் நவீன பதிப்புகள் பழைய பதிப்புகளிலிருந்து சற்று வித்தியாசமாக ஆவண வடிவமைப்பைக் கையாளுகின்றன.
Office 2013 அல்லது 2016 இல் நீங்கள் ஒரு புதிய ஆவணத்தை உருவாக்கும்போது, இந்த புதிய அம்சங்கள் மற்றும் சமீபத்திய வடிவமைப்பு பாணிகளுக்கான அணுகலுடன் நவீன ஆவணமாக இது உருவாக்கப்பட்டது. இருப்பினும், Office 2010 அல்லது Office இன் பழைய பதிப்பைக் கொண்டு உருவாக்கப்பட்ட ஒரு ஆவணத்தை நீங்கள் திறக்கும்போது, அது 2013 அல்லது 2016 இல் செய்ததைப் போலவே பழைய பதிப்புகளிலும் ஒரே மாதிரியாக இருப்பதை உறுதிசெய்ய இது பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையில் திறக்கப்பட்டுள்ளது.
பொருந்தக்கூடிய பயன்முறை புதிய அம்சங்களுக்கான அணுகலை முடக்குகிறது. எடுத்துக்காட்டாக, வேர்ட் 2007 இல் யாராவது ஒரு ஆவணத்தை உருவாக்கி, அதை வேர்ட் 2016 இல் திறந்தால், வேர்ட் 2007 உங்களுக்கு புரியாத அம்சங்களைப் பயன்படுத்துவதை வேர்ட் 2016 தடுக்கும். நீங்கள் ஆவணத்தை சேமித்து, அதை உங்களுக்கு அனுப்பிய நபருக்கு சிக்கல்களில் சிக்காமல் திருப்பி அனுப்பலாம். நவீன அம்சங்களைப் பயன்படுத்த வேர்ட் 2016 உங்களை அனுமதித்தால், மற்றவர் முழு ஆவணத்தையும் பார்க்க முடியாது.
மைக்ரோசாஃப்ட் ஆபிஸின் வெவ்வேறு பதிப்புகளின் பயனர்கள் தொடர்ந்து இணைந்து பணியாற்ற முடியும் என்பதையும், அலுவலகத்தின் பழைய பதிப்புகளுடன் உருவாக்கப்பட்ட ஆவணங்கள் எதிர்கால அலுவலக பதிப்புகளில் திறக்கப்படும்போது அவை வேறுபட்டதாகத் தெரியவில்லை என்பதையும் உறுதிப்படுத்தும் நோக்கில் இந்த முறை உள்ளது.
பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையில் முடக்கப்பட்டுள்ள சரியான அம்சங்கள் நீங்கள் எந்த அலுவலக பயன்பாட்டைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் மற்றும் எந்த வகையான பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையைப் பயன்படுத்துகிறது என்பதைப் பொறுத்தது. எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் வேர்ட் 2016 ஐப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் மற்றும் வேர்ட் 2010 பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையில் உள்ள ஒரு ஆவணத்தைத் திறந்தால், நீங்கள் அலுவலகத்திற்கான பயன்பாடுகளைப் பயன்படுத்தவோ அல்லது ஆன்லைன் வீடியோக்களை உட்பொதிக்கவோ முடியாது. இந்த அம்சங்களுக்கு வேர்ட் 2013 அல்லது புதியது தேவைப்படுகிறது. இணக்கத்தன்மை பயன்முறையில் கிடைக்காத வேர்ட் அம்சங்களின் முழுமையான பட்டியலை மைக்ரோசாப்ட் வழங்குகிறது.
ஒரு ஆவணம் எந்த இணக்கத்தன்மை பயன்முறையைப் பயன்படுத்துகிறது என்பதைக் கண்டுபிடிப்பது எப்படி
ஒரு ஆவணம் எந்த இணக்கத்தன்மை பயன்முறையில் உள்ளது என்பதை நீங்கள் கண்டுபிடிக்கலாம். அவ்வாறு செய்ய, பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையில் உள்ள ஒரு ஆவணத்தைத் திறந்து கோப்பு> தகவல்> சிக்கல்களைச் சரிபார்க்கவும்> பொருந்தக்கூடிய தன்மையை சரிபார்க்கவும்.
“காண்பிக்க பதிப்பைத் தேர்ந்தெடு” பெட்டியைக் கிளிக் செய்க. அதற்கு அடுத்ததாக ஒரு காசோலை அடையாளத்துடன் கூடிய பதிப்பு ஆவணம் தற்போது பயன்படுத்தும் பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையாகும்.
மேலே உள்ள ஸ்கிரீன்ஷாட்டில், ஆவணம் வேர்ட் 2010 பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையில் உள்ளது, அதாவது இது வேர்ட் 2010 ஆல் உருவாக்கப்பட்டது.
ஒரு ஆவணத்தை எவ்வாறு புதுப்பிப்பது மற்றும் பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையை விட்டு வெளியேறுவது
பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையிலிருந்து ஒரு ஆவணத்தைப் பெற, பொருத்தமான அலுவலக பயன்பாட்டில் அதைத் திறந்து கோப்பு> தகவல்> மாற்று என்பதைக் கிளிக் செய்க. இது பழைய ஆவணத்தை நவீன வகை அலுவலக ஆவணமாக மாற்றும்.
Office 2010 அல்லது பழைய பதிப்பைப் போன்ற அலுவலகத்தின் பழைய பதிப்பைப் பயன்படுத்தி நீங்கள் (அல்லது வேறு யாராவது) ஆவணத்துடன் வேலை செய்ய வேண்டுமானால் இதைச் செய்ய வேண்டாம். பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையில் யாராவது உங்களுக்கு ஒரு ஆவணத்தை அனுப்பியிருந்தால், அதை அவர்களுக்கு திருப்பி அனுப்புவதற்கு முன்பு அதைப் புதுப்பிக்கக்கூடாது. அவர்களுக்கு இது பழைய வடிவத்தில் தேவைப்படலாம்.
உங்கள் ஆவணம் சிறிய தளவமைப்பு மாற்றங்களுக்கு ஆளாகக்கூடும் என்று எச்சரிக்கப்படுவீர்கள். உங்கள் ஆவணத்தில் சிக்கலான தனிப்பயன் வடிவமைப்பு இல்லாவிட்டால் அவற்றை நீங்கள் கவனிக்க மாட்டீர்கள்.
நீங்கள் ஒப்புக்கொண்ட பிறகு, தலைப்புப் பட்டியில் இருந்து “பொருந்தக்கூடிய பயன்முறை” மறைந்துவிடும். நீங்கள் சரிசெய்ய வேண்டிய தளவமைப்பு மாற்றங்கள் எதுவும் இல்லை என்பதை உறுதிப்படுத்த ஆவணத்தை விரைவாகப் பார்க்க விரும்பலாம். நீங்கள் இப்போது ஆவணத்தை சேமிக்க முடியும், மேலும் இது நவீன அலுவலக ஆவணமாக சேமிக்கப்படும். இது இனி பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையில் திறக்கப்படாது.
புதிய ஆவணங்கள் பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையில் இருந்தால் என்ன செய்வது
நீங்கள் உருவாக்கும் ஒவ்வொரு ஆவணமும் பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையில் இருந்தால், உங்கள் அலுவலக பயன்பாடு பழைய கோப்பு வடிவத்தில் ஆவணங்களை உருவாக்க அமைக்கப்பட்டிருக்கும்.
இதைச் சரிபார்க்க, கோப்பு> விருப்பங்கள்> சேமி என்பதற்குச் செல்லவும். “இந்த வடிவமைப்பில் கோப்புகளைச் சேமி” பெட்டியைக் கிளிக் செய்து, அது நவீன வகை ஆவணத்திற்கு அமைக்கப்பட்டிருப்பதை உறுதிசெய்க. எடுத்துக்காட்டாக, Word க்கான “சொல் ஆவணம் (.docx)” ஐத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அதற்கு பதிலாக இங்கே “வேர்ட் 97-2003 ஆவணம் (.doc)” ஐத் தேர்ந்தெடுத்தால், அலுவலகம் எப்போதும் கோப்புகளை பழைய கோப்பு வடிவத்தில் சேமிக்கும், அதாவது அவை எப்போதும் இயல்புநிலையாக பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையில் இருக்கும்.
ஒன்று அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட வார்ப்புருக்களிலிருந்து ஆவணங்களை நீங்கள் உருவாக்கினால், அசல் வார்ப்புரு ஆவணங்கள் பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையில் இருப்பதும் சாத்தியமாகும். அவற்றைத் திறந்து, மற்றொரு ஆவணத்தைப் போல அவற்றை மாற்றவும்.
உங்கள் ஆவணங்களை ஒவ்வொன்றாகப் புதுப்பித்துப் பார்க்க வேண்டிய அவசியமில்லை. அவை நன்றாக வேலை செய்யும், மேலும் பொருந்தக்கூடிய பயன்முறையில் வேலை செய்யாத ஒரு அம்சத்தைப் பயன்படுத்த முயற்சிக்காவிட்டால் நீங்கள் ஒரு வித்தியாசத்தைக் கூட கவனிக்க மாட்டீர்கள். நீங்கள் ஒரு அம்சத்தைப் பயன்படுத்த முயற்சித்தால், அவ்வாறு செய்ய அனுமதிக்கப்படாவிட்டால், அந்த அம்சத்தை அணுக ஆவணத்தை மாற்ற வேண்டும் என்று உங்களுக்குத் தெரிவிக்கப்படும், பின்னர் நீங்கள் அவ்வாறு செய்யலாம்.
